tag:blogger.com,1999:blog-57653104653519605222024-03-13T23:09:07.547-07:00Menerima dan melayani telepon serta menelpondebby purnamasarihttp://www.blogger.com/profile/11136220808224657585noreply@blogger.comBlogger3125tag:blogger.com,1999:blog-5765310465351960522.post-48683020120784066982010-07-04T03:27:00.001-07:002010-07-04T03:27:16.142-07:00tugas tugas sekretarisTugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:<br />
<br />
1.Tugas Rutin<br />
<br />
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi.<br />
<br />
2.Tugas Khusus<br />
<br />
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg.<br />
<br />
3.Tugas Kreatif<br />
<br />
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan. <br />
<br />
Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.<br />
<br />
Tugas untuk kerjasama <br />
<br />
A.Kerjasama dengan dunia luar.<br />
<br />
sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain.Disini sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan. <br />
<br />
B.Kerjasama di bidang Organisasi.<br />
<br />
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan. <br />
<br />
Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:<br />
<br />
1.Dictation.Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte<br />
<br />
meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.<br />
<br />
2.Kalender Atasan.Sekretaris harus bmampu menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu.<br />
<br />
3.Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan<br />
<br />
dinas pimpinan.<br />
<br />
4.Penampilan Kantor. Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi,indah,efisien.sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng<br />
<br />
berkesan.Karena mi merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.<br />
<br />
5.Menjaga Pintu.Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan,siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.<br />
<br />
6.Pekerjaan Rutin.Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretarismeliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan. <br />
<br />
7.Laporan.dalam<br />
<br />
membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi.<br />
<br />
8.Rapat.<br />
<br />
Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat,mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat,mempersiapkan agenda dan laporan..dan mempersiapkan pimpinannya untuk<br />
<br />
memimpin atau menghadiri suatu rapat,sampai mencatat hasil rapat.<br />
<br />
9.Pengarsipan.Yaitu<br />
<br />
penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar,memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain,dapat berbentuk salinan/asli.Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.debby purnamasarihttp://www.blogger.com/profile/11136220808224657585noreply@blogger.com1tag:blogger.com,1999:blog-5765310465351960522.post-28768314287566685872010-06-20T18:39:00.000-07:002010-06-20T18:39:34.666-07:00LANGKAH DALAM MENERIMA TAMU<a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhB6kMwjcj_LrXdbzl8y6ri1APZkloGoqP51221jPdALhUgq3Vdw9c3_4kH-NQzDBUHnvcMwmx4TPxmyPIpAABjVr1BKr3yCwr0o24Afft6OY__fU7i7dmDA6QpMgAJY-ghUx7Ai-G5hLE/s1600/man_side_profile1.jpg" imageanchor="1" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhB6kMwjcj_LrXdbzl8y6ri1APZkloGoqP51221jPdALhUgq3Vdw9c3_4kH-NQzDBUHnvcMwmx4TPxmyPIpAABjVr1BKr3yCwr0o24Afft6OY__fU7i7dmDA6QpMgAJY-ghUx7Ai-G5hLE/s320/man_side_profile1.jpg" /></a>BERIKUT ADALAH LANGKAH-LANGKAH DALAM MENERIMA TAMU<br />
- memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan untuk mengisi buku tamu<br />
- menjaga diri dalam apa yang sedang dibicarakan tamu<br />
- memberikan informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan membuat janji dengan tamu<br />
- apabila tamu tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu<br />
- usahakan agar tamu merasa senang apabila harus menunggu dan sediakan bahan bacaan seperti majalah dan koran agar tamu tidak merasa jenuh menunggu<br />
- berikan perhatian yang besar kepada tamy dan jangan membeda-bedakan tamu yang datang.<br />
<br />
<br />
<br />
semoga informasi yang saya berikan dapat bermanfaatdebby purnamasarihttp://www.blogger.com/profile/11136220808224657585noreply@blogger.com0tag:blogger.com,1999:blog-5765310465351960522.post-86786668281636681292010-06-20T18:23:00.000-07:002010-06-20T18:23:03.206-07:00MENERIMA SERTA MELAYANI TELEPON BAGI SEKRETARIS<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEj29NwpzN_M3qt2Ion3TafTIvPJYMuG7ZYF1jlJLfGsnmfffR-qgj4z6f0tKdHuwgiov0szXgVjeDx8iCViH1Nc8L91SB41OQb6_wkZ2i_9hFTQNPokDONyd7YeIqrl7NF5TcuipNcP0WA/s1600/old-telephone.jpg" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="320" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEj29NwpzN_M3qt2Ion3TafTIvPJYMuG7ZYF1jlJLfGsnmfffR-qgj4z6f0tKdHuwgiov0szXgVjeDx8iCViH1Nc8L91SB41OQb6_wkZ2i_9hFTQNPokDONyd7YeIqrl7NF5TcuipNcP0WA/s320/old-telephone.jpg" width="320" /></a></div>Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam bertelepon :<br />
- menyiapkan alat tulis , letakan di dekat pesawat telepon. agar lebih mudah diperlukan<br />
- catatlah nomor-nomor penting yang sering dibutuhkan dan diletakan di meja kerja, untuk mempermudah bila diperlukan.<br />
- jangan berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelpon<br />
- ucapkan kata-kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikan volume suara anda.<br />
- angkatlah gagang telepon secepat mungkin sebelum deringan telepon ke 3kali.<br />
- jawablah dengan memberi identitas dan nama perusahaan anda, kemudian tanyakan dengan siapa anda sedang berbicara.<br />
- apabila ada panggilan telepon datang sementara anda sedang menerima telepon lain katakan kepada penelepon bahwa anda sedanng menerima telepon lain.debby purnamasarihttp://www.blogger.com/profile/11136220808224657585noreply@blogger.com0