Menerima dan melayani telepon serta menelpon

A. Menerima Telepon dan Menelepon

1. Pengertian Bertelepon

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

2. Etika Menangani Telepon

Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.

3. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon:

1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan.

2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.

3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.

4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.

5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.

6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.

7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.

8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

4. Cara penerimaan telepon

Untuk dapat menerima telepon yang masuk harus di terima oleh sekretaris, maka ia harus melakukan dua hal yang sederhana, tetapi sangat efektif. Pertama, sekretaris harus segera menjadikan sumber suara yang bising dan akan mengganggu ketenangan pimpinan. Dengan tidak diangkatnya teleon dengan segera akan menimbulkan pertanyaan bagi pimpinan. Apakah sekretaris tedak ada di tempat, haruskah ia yang menerimanya. Tetapi meskipun telepon berdering pada saat sibuk, tedaklah dibenarkan bahwa telepon akan diterima dengan kurang menyenangkan. Bahwa telepon akan diterima dengan kurang menyenangkan. Seorang sekretaris yang baik mengatakan; “Berikanlah perhatian sepenuhnya dan berbicaralah dengan sopan dan ramah demikian engkau mengangkat telepon”.

Yang kedua adalah, bahwa sekretaris hars segera mungkin siap untuk mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan dalam telepon. Apakah sekretaris mengangkat telepon tangan siap mencatat segala sesuatu pada block note yang telah dipersiapkan untuk keperluan ini. Gerakan kedua belah tangan ini harus bersifat spontan dan sinkron, sehingga sekretaris tidak akan kehilangan waltu untuk minta mengulangi hal-hal yang perlu dicatat dari pembicaraan itu.

5. Cara menelpon ke lain tempat

Untuk dapat menelpon ke luar setiap kantor mempuntai cara yang berbeda terhantung dari pesawat yang di punyai oleh sekrtaris. Apabila telepon yang ada pada sekrtaris adalah telepon angsung, maka tidak ada kesulitan apapus kecuali langsung memutar nomor yang di kehendaki. Akan tetapi apabila telepon uang ada harus melalui telepon sental (switchboard) sebeluum dapat menelpon ke luar, maka sekretaris dapat meminta penjaga telepon untuk menelponmkan nomorr yang di kehendaki, atau minta kepada penjaga telepon untuk dapat di sambungkan ke luar. Sesudah memperoleh sambungan keluar, maka sekrtaues memutar nomor yang dikehendaki. Apabila seseirang menlpon ke luar, maka dua kemungkinan yang dapat terjadi, pertma telen langsung diterima oleh orang yang dikehendaki, dan yang kedua adalah bahwa telepon diterima oleh baik sekretrisnya. Baik dalam hal yang pertama maupun hal yang kedua, sekretaris instansinya setelah memperoleh sambungan serta mempeeroleh kepastian bahwa nomor yang dituju adalah benar. Misalnya:

“selamat pagi, ini lembaga pendidikan “A” dapatkah bapak S berbicara dengan bapak L?”

Untuk menghindari agar orang ang dikehindaki tidak menunggu terlalu lama, maka sekretaris harus yakin sebelumnya bahwa pimpinan telah siap untuk bebicara. Ada kalanya seorang pimpinan setelah meminta sekretarisnya untuk menyambungkan telepon kepada seorangan kepala bagian yang lain, karena lupa telah minta disambungkan telepon. Apabila sekretaris mengetahui kebiasaan pimpinan seperti ini, maka sekretaris harus yakin diinginkan oleh pimponan, bahwa pimpinan telah siap untuk berbicara didepan telepon. Apabila tidak, maka pejabat yang diminta menunggu akan menyalahkan sekretaris.

Sunday, July 4, 2010

tugas tugas sekretaris

Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

1.Tugas Rutin

Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi.

2.Tugas Khusus

Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg.

3.Tugas Kreatif

Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.

Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.

Tugas untuk kerjasama

A.Kerjasama dengan dunia luar.

sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain.Disini sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.

B.Kerjasama di bidang Organisasi.

Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.

Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:

1.Dictation.Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte

meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.

2.Kalender Atasan.Sekretaris harus bmampu menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu.

3.Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan

dinas pimpinan.

4.Penampilan Kantor. Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi,indah,efisien.sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng

berkesan.Karena mi merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.

5.Menjaga Pintu.Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan,siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.

6.Pekerjaan Rutin.Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretarismeliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan.

7.Laporan.dalam

membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi.

8.Rapat.

Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat,mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat,mempersiapkan agenda dan laporan..dan mempersiapkan pimpinannya untuk

memimpin atau menghadiri suatu rapat,sampai mencatat hasil rapat.

9.Pengarsipan.Yaitu

penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar,memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain,dapat berbentuk salinan/asli.Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.

Sunday, June 20, 2010

LANGKAH DALAM MENERIMA TAMU

BERIKUT ADALAH LANGKAH-LANGKAH DALAM MENERIMA TAMU
- memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan untuk mengisi buku tamu
- menjaga diri dalam apa yang sedang dibicarakan tamu
- memberikan informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan membuat janji dengan tamu
- apabila tamu tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu
- usahakan agar tamu merasa senang apabila harus menunggu dan sediakan bahan bacaan seperti majalah dan koran agar tamu tidak merasa jenuh menunggu
- berikan perhatian yang besar kepada tamy dan jangan membeda-bedakan tamu yang datang.

semoga informasi yang saya berikan dapat bermanfaat

MENERIMA SERTA MELAYANI TELEPON BAGI SEKRETARIS

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam bertelepon :
- menyiapkan alat tulis , letakan di dekat pesawat telepon. agar lebih mudah diperlukan
- catatlah nomor-nomor penting yang sering dibutuhkan dan diletakan di meja kerja, untuk mempermudah bila diperlukan.
- jangan berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelpon
- ucapkan kata-kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikan volume suara anda.
- angkatlah gagang telepon secepat mungkin sebelum deringan telepon ke 3kali.
- jawablah dengan memberi identitas dan nama perusahaan anda, kemudian tanyakan dengan siapa anda sedang berbicara.
- apabila ada panggilan telepon datang sementara anda sedang menerima telepon lain katakan kepada penelepon bahwa anda sedanng menerima telepon lain.

Menerima dan melayani telepon serta menelpon